Polityka Prywatności OrganicfFood

1. Polityka Prywatności – postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia, jakie dane osobowe zbieramy w ramach sklepu internetowego OrganicfFood dostępnego pod adresem https://organicffood.pl, w jaki sposób je przetwarzamy oraz jakie prawa przysługują użytkownikom i klientom sklepu.

Polityka została przygotowana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), ustawą o ochronie danych osobowych oraz ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Korystanie z naszego sklepu, w tym przeglądanie ofert, składanie zamówień, korzystanie z obsługi klienta oraz innych funkcjonalności (np. śledzenie zamówienia czy kontakt przez zakładkę Kontakt), może wiązać się z przetwarzaniem Twoich danych osobowych na zasadach opisanych poniżej.

2. Administrator Danych Osobowych

Administratorem danych osobowych użytkowników i klientów sklepu internetowego OrganicfFood jest właściciel sklepu prowadzący działalność gospodarczą pod firmą OrganicfFood z siedzibą w Polsce (dalej jako: „Administrator” lub „my”). Aktualne dane kontaktowe Administratora są dostępne w zakładce Kontakt na stronie sklepu.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z Administratorem, korzystając z danych podanych na stronie Kontakt lub za pośrednictwem działu Wsparcie. Administrator zobowiązuje się do ochrony powierzonych informacji z należytą starannością oraz do stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo danych.

Administrator może wyznaczyć inspektora ochrony danych (IOD). Jeśli zostanie on powołany, stosowna informacja wraz z danymi kontaktowymi IOD zostanie opublikowana na stronie sklepu.

3. Zakres i cel przetwarzania danych

W zależności od tego, w jaki sposób korzystasz z naszego sklepu OrganicfFood, możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

• Dane identyfikacyjne – imię, nazwisko, nazwa firmy (jeśli dotyczy), NIP;
• Dane kontaktowe – adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny lub adres dostawy;
• Dane adresowe – adres rozliczeniowy i adres dostawy, niezbędne do realizacji zamówienia;
• Dane dotyczące zamówień – szczegóły zamówionych produktów, kwoty, formy dostawy i płatności, status zamówienia, numer przesyłki, informacje konieczne do śledzenia zamówienia;
• Dane konta klienta – jeśli założysz konto w sklepie: login, hasło (przechowywane w formie zaszyfrowanej), historia zamówień, preferencje zakupowe;
• Dane dot. komunikacji – treść korespondencji z działem obsługi klienta, reklamacjami, zapytaniami o produkty (np. przez stronę Wsparcie lub Kontakt);
• Dane marketingowe – informacje o zapisaniu się do newslettera, preferencje marketingowe, historia otwarć wiadomości e-mail, informacje o kliknięciach w linki;
• Dane techniczne i eksploatacyjne – adres IP, identyfikatory urządzeń, dane przeglądarki i systemu operacyjnego, dane dotyczące aktywności na stronie, zbierane głównie za pośrednictwem plików cookies i podobnych technologii.

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

• Realizacja zamówień i obsługa sprzedaży – przyjęcie i realizacja zamówienia, obsługa płatności, przygotowanie i wysyłka produktów, obsługa zwrotów i reklamacji, umożliwienie korzystania z funkcji śledzenia przesyłek;
• Obsługa klienta – odpowiadanie na pytania kierowane do nas za pośrednictwem zakładek Wsparcie oraz Kontakt, prowadzenie korespondencji, rozwiązywanie problemów technicznych i związanych z zamówieniem;
• Zakładanie i obsługa konta klienta – umożliwienie rejestracji, logowania, zarządzania danymi, przeglądania historii zamówień oraz szybszego składania kolejnych zamówień;
• Marketing i komunikacja – wysyłka newslettera (po wyrażeniu zgody), informacje o promocjach, nowościach, rekomendacje produktów dopasowanych do Twoich zainteresowań (np. produkty, superfoods, treści z sekcji Żywienie);
• Personalizacja treści i analiza statystyczna – ulepszanie działania sklepu, analiza zainteresowania poszczególnymi kategoriami (np. Sklep, Superfoods), optymalizacja procesu zakupowego, poprawa nawigacji i wygody korzystania ze strony;
• Spełnianie obowiązków prawnych – wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych, rozpatrywanie reklamacji, realizacja obowiązków wynikających z prawa podatkowego i konsumenckiego;
• Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami – ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń związanych z zawartymi umowami, prowadzoną działalnością gospodarczą lub funkcjonowaniem sklepu;
• Zapewnienie bezpieczeństwa serwisu – monitorowanie nadużyć, zapobieganie oszustwom, zapewnienie ciągłości działania i bezpieczeństwa systemów informatycznych.

4. Pliki cookies i technologie śledzące

Serwis OrganicfFood korzysta z plików cookies oraz podobnych technologii (np. lokalne przechowywanie danych w przeglądarce, znaczniki pikselowe), aby ułatwić korzystanie ze strony, poprawić jej działanie oraz lepiej dopasować treści do potrzeb użytkowników.

Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym użytkownika (np. komputerze, smartfonie), które mogą być odczytywane przy kolejnych odwiedzinach serwisu. W ramach serwisu stosujemy w szczególności:

• Cookies niezbędne – umożliwiają prawidłowe działanie sklepu, w tym logowanie, dodawanie produktów do koszyka, finalizację zamówień, obsługę płatności oraz korzystanie z kluczowych funkcji serwisu;
• Cookies funkcjonalne – zapamiętują Twoje preferencje (np. język, wybrane ustawienia widoku), dzięki czemu korzystanie ze sklepu jest bardziej komfortowe;
• Cookies analityczne i statystyczne – pomagają nam zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają z serwisu (np. które kategorie produktów są najczęściej odwiedzane), co pozwala udoskonalać ofertę i układ sklepu;
• Cookies marketingowe – umożliwiają wyświetlanie spersonalizowanych treści i reklam, a także mierzenie skuteczności prowadzonych działań marketingowych.

W zależności od ustawień Twojej przeglądarki internetowej oraz udzielonych zgód, pliki cookies mogą być wykorzystywane do analizy ruchu oraz personalizacji treści i ofert. Szczegółowe informacje dotyczące stosowania plików cookies znajdują się w odrębnej Polityce Cookies.

Masz możliwość samodzielnego zarządzania plikami cookies z poziomu swojej przeglądarki internetowej – w szczególności możesz je usuwać, blokować lub ograniczać. Zablokowanie niektórych rodzajów plików cookies może jednak wpłynąć na poprawne działanie sklepu, w tym na możliwość przekładania produktów do koszyka czy finalizacji zamówienia.

5. Podstawa prawna przetwarzania danych

Przetwarzamy Twoje dane osobowe wyłącznie w przypadkach i w zakresie, w jakim pozwalają na to obowiązujące przepisy prawa. Podstawy prawne przetwarzania danych obejmują w szczególności:

• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy – przetwarzanie danych jest konieczne do zawarcia i wykonania umowy sprzedaży zawieranej za pośrednictwem sklepu (np. realizacja zamówienia, obsługa płatności, dostawa produktów, obsługa konta klienta);
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny – przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (np. obowiązki podatkowe, księgowe, archiwizacja dokumentów księgowych, udostępnianie danych właściwym organom na podstawie przepisów prawa);
• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą – w przypadkach, gdy prosimy Cię o wyrażenie zgody, np. na otrzymywanie newslettera, komunikację marketingową drogą elektroniczną lub telefoniczną, a także na wykorzystywanie niektórych plików cookies;
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora – obejmujący w szczególności: dochodzenie i obronę przed roszczeniami, zapobieganie nadużyciom, zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, prowadzenie analiz statystycznych, personalizację treści, prowadzenie działań marketingu bezpośredniego (w dopuszczalnym prawem zakresie).

W każdym przypadku przetwarzania danych w oparciu o uzasadniony interes Administratora oceniamy, czy nie narusza on Twoich praw i wolności. Jeśli podstawą przetwarzania jest zgoda, masz prawo w dowolnym momencie ją wycofać, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

6. Bezpieczeństwo i ochrona danych

Bezpieczeństwo Twoich danych osobowych jest dla nas priorytetem. Stosujemy nowoczesne środki techniczne i organizacyjne, które mają na celu ochronę danych przed ich utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem czy innym bezprawnym przetwarzaniem.

W szczególności:

• korzystamy z bezpiecznych połączeń szyfrowanych (protokół HTTPS/SSL) podczas przesyłania danych w serwisie, w szczególności na etapie logowania, składania zamówień i płatności;
• dostęp do danych osobowych mają wyłącznie upoważnione osoby i podmioty, które zobowiązane są do zachowania poufności i przetwarzają dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych im zadań;
• współpracujemy wyłącznie z zaufanymi dostawcami usług (np. operatorami płatności, firmami kurierskimi), którzy zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych;
• regularnie monitorujemy nasze systemy oraz wprowadzamy aktualizacje i środki bezpieczeństwa odpowiadające aktualnym standardom technologicznym;
• stosujemy zasady minimalizacji danych – przetwarzamy tylko te dane, które są niezbędne do osiągnięcia określonego celu.

Mimo stosowania wysokich standardów bezpieczeństwa, każde korzystanie z usług online wiąże się z pewnym poziomem ryzyka. Dlatego zalecamy stosowanie silnych haseł, nieudostępnianie ich osobom trzecim oraz zachowanie ostrożności podczas korzystania z urządzeń publicznych.

7. Udostępnianie i przekazywanie danych

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, które współpracują z nami przy obsłudze sklepu organicffood.pl, a przekazanie to odbywa się zawsze w oparciu o stosowne umowy powierzenia przetwarzania danych lub inne właściwe podstawy prawne, z zachowaniem pełnej poufności i zgodności z prawem.

Do kategorii odbiorców danych należą w szczególności:

• firmy kurierskie i operatorzy logistyczni – w celu dostarczenia zamówionych produktów na wskazany przez Ciebie adres;
• operatorzy płatności elektronicznych i banki – w celu obsługi płatności online za zamówienia;
• dostawcy usług IT – firmy zapewniające hosting, utrzymanie i rozwój serwisu, systemy mailingowe, narzędzia analityczne;
• biura rachunkowe, doradcy podatkowi i prawni – w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków księgowych, podatkowych i prawnych;
• podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa – organy publiczne, sądy, organy ścigania, jeśli wystąpią z odpowiednim wnioskiem opartym na podstawie prawnej.

Nie sprzedajemy Twoich danych osobowych innym podmiotom handlowym ani nie udostępniamy ich w celach marketingowych innym administratorom bez Twojej wyraźnej zgody.

Co do zasady dane osobowe nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy). Jeżeli w wyjątkowych sytuacjach przekazanie takie będzie miało miejsce (np. w związku z korzystaniem z narzędzi dostawców spoza EOG), zadbamy o zapewnienie odpowiedniego stopnia ochrony danych, zgodnego z wymaganiami RODO (np. poprzez stosowanie standardowych klauzul umownych lub decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony).

8. Przechowywanie i usuwanie danych

Dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, lub przez czas wymagany przepisami prawa. Okresy przechowywania danych zależą m.in. od rodzaju usługi, charakteru danych oraz podstaw prawnych przetwarzania.

W szczególności:

• dane związane z realizacją umowy sprzedaży i obsługą zamówień – przechowujemy przez czas trwania umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa (m.in. podatkowego i rachunkowego) oraz przez okres przedawnienia roszczeń kontraktowych;
• dane przetwarzane na potrzeby założenia i obsługi konta klienta – przechowujemy przez cały okres aktywności konta, a po jego usunięciu przez czas niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń;
• dane przetwarzane na podstawie zgody (np. cele marketingowe, newsletter) – przechowujemy do czasu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu, a następnie przez okres konieczny do wykazania, że działania marketingowe były prowadzone zgodnie z prawem;
• dane przetwarzane w oparciu o uzasadniony interes Administratora – przechowujemy do czasu realizacji tego interesu lub do skutecznego wniesienia sprzeciwu przez osobę, której dane dotyczą.

Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane, anonimizowane lub poddawane innym działaniom, które uniemożliwiają identyfikację osoby, której dane dotyczą, chyba że dalsze ich przetwarzanie jest wymagane przepisami prawa.

Masz prawo żądać usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) w przypadkach przewidzianych przez RODO. Sposób skorzystania z tego prawa opisujemy w sekcji Prawa osób, których dane dotyczą.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przez OrganicfFood, przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu do danych – możesz uzyskać informację, czy przetwarzamy Twoje dane, jakie dane przetwarzamy, w jakich celach i na jakich podstawach, a także otrzymać ich kopię;
• Prawo do sprostowania danych – jeżeli Twoje dane są nieprawidłowe lub niekompletne, możesz żądać ich poprawienia lub uzupełnienia;
• Prawo do usunięcia danych – w określonych sytuacjach (np. gdy dane nie są już niezbędne do realizacji celu, gdy cofniesz zgodę, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania, gdy wniesiesz skuteczny sprzeciw) możesz zażądać usunięcia swoich danych;
• Prawo do ograniczenia przetwarzania – możesz zażądać ograniczenia przetwarzania danych, np. do samego przechowywania, gdy kwestionujesz prawidłowość danych lub sprzeciwiasz się ich przetwarzaniu;
• Prawo do sprzeciwu – możesz w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na uzasadnionym interesie Administratora (w tym wobec profilowania), a także wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego;
• Prawo do przenoszenia danych – masz prawo otrzymać dostarczone nam dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przekazać je innemu administratorowi, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy lub zgody i w sposób zautomatyzowany;
• Prawo do wycofania zgody – w zakresie, w jakim przetwarzanie danych opiera się na Twojej zgodzie, możesz ją w każdej chwili wycofać, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
• Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

Aby skorzystać z powyższych praw, możesz skontaktować się z nami za pośrednictwem danych wskazanych w zakładce Kontakt lub poprzez dział Wsparcie. Dla celów bezpieczeństwa możemy poprosić Cię o dodatkowe informacje pozwalające na weryfikację tożsamości.

Na Twoje żądania odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie do jednego miesiąca od ich otrzymania. W przypadku spraw szczególnie skomplikowanych termin ten może zostać przedłużony zgodnie z przepisami RODO, o czym zostaniesz poinformowany.

10. Zmiany Polityki Prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności może podlegać okresowym aktualizacjom, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, rozwoju funkcjonalności sklepu OrganicfFood, wdrożenia nowych usług lub technologii wpływających na sposób przetwarzania danych osobowych.

O istotnych zmianach Polityki Prywatności będziemy informować poprzez odpowiedni komunikat na stronie sklepu, a w przypadku użytkowników zarejestrowanych lub zapisanych do newslettera – również drogą elektroniczną, o ile będzie to uzasadnione i możliwe technicznie.

Przy każdorazowym korzystaniu z serwisu rekomendujemy zapoznanie się z aktualną wersją Polityki Prywatności, dostępną pod adresem https://organicffood.pl/privacy-policy/. Dalsze korzystanie z serwisu po wprowadzeniu zmian oznacza ich akceptację.

Jeśli masz pytania dotyczące postanowień niniejszej Polityki Prywatności lub sposobu przetwarzania Twoich danych osobowych, zachęcamy do kontaktu z nami poprzez stronę Kontakt lub zakładkę Wsparcie.